«Мы и здоровье»

Основной выпуск
Руководителю здравоохранения
Фармвестник
Аукционы и торги
Медикаменты

Руководителю здравоохранения

№6 (253) от 26.03.2009 г.
БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ И НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ

Порядок заполнения путевых листов

Практически во всех учреждениях здравоохранения на балансе числится автотранспорт. В про-цессе его эксплуатации приходится оформлять путевые листы, которые не только служат основанием для списания расходов по ГСМ, но и в целом подтверждают экономическую обоснованность и произ-водственную направленность всех затрат, связанных с использованием автотранспорта. Поэтому важно правильно заполнить этот документ. В течение 2008 г. изданы два нормативных акта, регули-рующие порядок заполнения путевых листов и списания горюче-смазочных материалов. Ознакомить-ся с ними будет интересно и учреждениям здравоохранения.
Требования к заполнению обязательных реквизитов путевого листа
На 21 октября 2008 г. приходится начало действия Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (далее - При-каз N 152). Данный документ должны применять юридические лица, эксплуатирующие легковые и гру-зовые автомобили, автобусы, троллейбусы, трамваи.
В разд. II Приказа N 152 перечислены реквизиты, обязательные для заполнения при оформле-нии путевого листа:
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе.
Сначала рассмотрим, как следует заполнять строку "Сведения о сроке действия путевого лис-та". В данной строке указывают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае оформления путевого листа более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован (п. 4 Прика-за N 152).
До выхода Приказа N 152 (согласно Указаниям по применению и заполнению форм путевого листа по учету работы автотранспорта, утвержденным Постановлением N 78 <*>) путевой лист был действителен только в течение одного дня или смены. На более длительный срок он выдавался лишь в случае командировки, когда водитель выполнял задание сроком более одних суток (смены). Однако Минфин и ранее не запрещал учреждениям оформлять путевые листы на установленный по их ус-мотрению срок. Так, в Письме от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23 указано, что первичные документы долж-ны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных затрат, например расходов по ГСМ. Если путевой лист отвечал этим требованиям, его можно было оформлять раз в неделю, месяц.
--------------------------------
<*> Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".
Примечание. В настоящее время согласно п. 10 Приказа N 152 учреждениям официально раз-решено оформлять путевые листы на длительный срок, но не более чем на один месяц.
Согласно Приказу N 152 путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, исполь-зуемое юридическим лицом для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа. Однако в том случае, если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путе-вых листов, отдельно на каждого водителя.
По строке "Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства" должны быть обо-значены наименование, организационно-правовая форма, местонахождение учреждения здраво-охранения, а также номер его телефона.
Среди сведений о транспортном средстве нужно указать:
- тип (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, полуприцепом, - и мо-дель автомобильного прицепа, полуприцепа;
- государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузово-го прицепа, грузового полуприцепа, автобуса;
- показания спидометра (полный пробег в километрах) при выезде транспортного средства из гаража и его заезде в гараж;
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места по-стоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.
В сведениях о водителе нужно указать фамилию, имя, отчество водителя, дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра во-дителя.
Говорить о какой-либо единой форме путевого листа, обязательной к применению всеми учре-ждениями, не приходится, поскольку Минфин издал ряд писем, в которых даны разъяснения по пово-ду использования форм путевых листов в деятельности учреждений. Так, в Письмах от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117 сказано, что в случае когда для определенной финансово-хозяйственной операции имеется унифицированная форма первичной учетной документации, орга-низации обязаны ее применять.
Формы путевых листов для легкового, грузового и специального автотранспорта, утвержденные Постановлением N 78 в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, используются юридическими лицами всех форм собст-венности, осуществляющими деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных, специализированных и такси), и носят обязательный характер для автотранспортных организаций. Остальные учреждения, в частности учреждения здравоохранения, могут использовать формы путевых листов, утвержденные Постановлением N 78 либо самостоятель-но разработанные. Самостоятельно разработанные формы должны отражать все обязательные рек-визиты, указанные Приказом N 152, и подтверждать произведенные расходы по ГСМ.
Заполнение данных путевого листа по движению ГСМ
Раздел "Движение горючего" содержит такую информацию, как количество выданного бензина, его остаток при выезде и возвращении к месту стоянки, а также расход бензина по норме и фактиче-ский расход.
В настоящее время учреждения здравоохранения, как правило, не выдают при выезде авто-транспорта бензин, а выделяют водителю под отчет наличные денежные средства на его приобрете-ние. Поэтому в данном случае количество приобретенных ГСМ, отраженное в графе путевого листа "Выдано по заправочному листу N ", должно соответствовать количеству ГСМ, указанному в прило-женных к авансовому отчету водителя контрольно-кассовых чеках, подтверждающих заправку авто-мобиля бензином в этот день.
Для заполнения в путевом листе таких данных, как расход бензина по норме, необходимо иметь информацию о пути следования, его протяженности от организации до места назначения и норме списания ГСМ. В строке "Расход фактический" указывается фактический расход бензина. При этом необходимо учитывать, что, как правило, показатели граф "Расход по норме" и "Расход фактический" равны. В случае если расход по норме превышает фактический расход, списание производится со-гласно фактическому расходу бензина. Если фактический расход превышает расход по норме, то бензин списывается по норме.
Для определения расхода ГСМ по норме необходимо в путевом листе заполнить показатели "Место отправления" и "Место назначения", то есть указать конкретный путь следования. Записи типа "поездки по городу", "езда по городу" или "по заданию учреждения" не смогут подтвердить производ-ственный характер расходов учреждения (Письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129). Контролирующие органы при проверке правильности заполнения путевых листов укажут на эти нару-шения, поскольку отсутствие данных о маршруте следования не позволяет судить о том, что транс-портное средство было использовано именно в служебных целях, так же как и невозможно прокон-тролировать пробег автомобиля.
Кроме того, в путевом листе проставляются время выезда и возвращения, километраж и под-пись лица, пользовавшегося автомобилем. Довольно часто бывает, что лицо, пользовавшееся услу-гами автотранспортного средства, ставит подпись не в каждой строке, где указаны место отправления и назначения, время выезда и возвращения, а внизу путевого листа, предполагая, что этого доста-точно для подтверждения использования автомобиля в течение дня по нескольким направлениям. Это также может быть расценено контролирующими органами как нарушение.
Нормы расхода ГСМ
Как было указано выше, для заполнения строки "Расход бензина по норме" нужно воспользо-ваться данными о пробеге и нормами списания ГСМ на определенный вид автотранспорта. Норма расхода топлива и смазочных материалов подразумевает установленную меру их потребления при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации.
Напомним, что до 31.12.2007 ГСМ подлежали списанию по Нормам, утвержденным Минтран-сом, Департаментом автотранспорта и Федеральным государственным унитарным предприятием "Го-сударственный научно-исследовательский институт" (Р 3112194-0366-03). Данные Нормы применя-лись всеми организациями, независимо от формы собственности. С 01.01.2008 они утратили силу, а новые были утверждены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р "О введении в действие Методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомо-бильном транспорте" (далее - Распоряжение N АМ-23-р) и введены в действие с 01.04.2008.
В Распоряжении N АМ-23-р приведены значения базовых, транспортных и эксплуатационных норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава общего назначения, нормы расхода топлива на работу специальных автомобилей, порядок их применения, формулы и методы расчета нормативного расхода топлива при эксплуатации, справочные нормативные данные по расходу сма-зочных материалов, значения зимних надбавок и другая информация. Базовая норма расхода топли-ва зависит от конструкции автомобиля, его агрегатов и систем, категории, типа и назначения автомо-бильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые), от вида используемого топлива. При расчете базовой нормы учитывают массу автомобиля в снаряженном состоянии, типизированный маршрут и режим движения в условиях эксплуатации в пределах правил дорожного движения. Нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля определены в литрах бензина или дизтоплива для бензиновых и дизельных автомобилей. Транспортная норма (норма на транспортную работу) включа-ет в себя базовую норму и зависит или от грузоподъемности, или от нормируемой загрузки пассажи-ров, или от конкретной массы перевозимого груза. Эксплуатационная норма устанавливается на ос-нове базовой или транспортной нормы с использованием поправочных коэффициентов (надбавок). Базовая норма также зависит от грузоподъемности, или от нормируемой загрузки пассажиров, или от массы перевозимого груза.
Нормы расхода топлива могут повышаться или понижаться в зависимости от условий, при кото-рых эксплуатируется транспортное средство. В случае применения нескольких надбавок норма рас-хода топлива определяется с учетом их суммы или разности. В частности, нормы могут увеличивать-ся с учетом следующих обстоятельств:
1). времени года. Норма расхода топлива и смазочных материалов в зимнее время (в зависи-мости от климатических районов страны) увеличивается с 5 до 20%. В Приложении 2 к Распоряжению N АМ-23-р установлена предельная величина зимних надбавок по каждому региону, а также указано, в каком регионе какие месяцы считаются зимними;
2). работы автотранспорта на дорогах общего пользования I, II и III категорий со сложным пла-ном, вне пределов городов и пригородных зон, где в среднем на 1 км пути имеется более пяти закруг-лений (поворотов) радиусом менее 40 м (то есть на 100 км пути не менее 500 м), - до 10%, на дорогах общего пользования IV и V категорий - до 30%;
3). работы автотранспорта в городах с определенной плотностью населения. Чем выше плот-ность населения, тем больше надбавка к норме расхода топлива. Так, если плотность населения превышает 3 млн. человек, размер надбавки, которую может установить организация, составляет до 25%, от 1 до 3 млн. человек - до 20% и так далее;
4). обкатки новых автомобилей. При пробеге новыми автомобилями (обкатке) и автомобилями, прошедшими капитальный ремонт, первой тысячи километров, а также при централизованном пере-гоне таких автомобилей своим ходом в одиночном состоянии предполагается надбавка в размере до 10%, при перегоне автомобилей в спаренном состоянии - до 15%, в строенном - до 20%.
В ряде случаев норма расхода топлива наоборот может снижаться, например при работе на до-рогах общего пользования I, II и III категорий за пределами пригородной зоны на равнинной и слабо-холмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м). В этом случае норма расхода топлива может быть уменьшена не более чем на 15%.
Смазочные средства, а именно масла, тормозные жидкости, тосол, списываются также по уста-новленной норме. Исходя из Приложения 1 к Распоряжению N АМ-23-р нормы эксплуатационного расхода смазочных средств (с учетом замены и текущих дозаправок) установлены из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля, причем нормы рас-хода масел установлены в литрах, нормы расхода смазок - в килограммах.
Нормы расхода масел увеличиваются до 20% для автомобилей, прошедших капитальный ре-монт, а также для автомобилей, находящихся в эксплуатации более пяти лет.
Расход смазочных материалов при капитальном ремонте агрегатов автомобилей устанавлива-ется в количестве, равном одной заправочной емкости системы смазки данного агрегата. Расход тор-мозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей определяется в количестве и объеме заправок и дозаправок на один автомобиль в соответствии с рекомендациями заводов-изготовителей, инструк-циями по эксплуатации и т.п. Предельные значения норм эксплуатационного расхода смазочных ма-териалов приведены в Приложении 1 к Распоряжению N АМ-23-р.
Определив норму расхода ГСМ для каждой марки, модели или модификации эксплуатируемых автомобилей, их утверждают приказом руководителя и применяют при списании.
Списание ГСМ по нормам
Нормативный расход топлива в отношении определенного автомобиля определяется расчет-ным путем с учетом проделанного километража. Его расчет можно представить в виде формулы:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D),

где Qн - нормативный расход топлива, л;
Hs - базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;
S - пробег автомобиля, км;
D - поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.
Рассмотрим на примере расчет нормативного расхода топлива.

Пример 1. На балансе учреждения здравоохранения числится автомобиль ГАЗ-3110 (двигатель ЗМЗ-4026.10). Согласно путевому листу он проехал 120 км, из них:
- 80 км - по городу;
- 40 км - по области.
Автомобиль эксплуатировался в зимнее время. Приказами руководителя учреждения утвер-ждены:
- базовая норма расхода топлива - 13 л/100 км;
- надбавка за эксплуатацию автомобиля в зимнее время - 15%;
- надбавка за эксплуатацию автомобиля в городе с плотностью населения 1,5 млн. человек - 12%.
Нормативный расход топлива составит 18,02 л:
- по городу - 11,67 л (0,01 x 13 x 80 x (1 + 001 x 27));
- по области - 6,35 л (0,01 x 13 x 40 x (1 + 0,01 x 15)).
Бухгалтерский учет
Согласно п. 63 Инструкции N 25н <*> все виды горюче-смазочных материалов учитываются на счете 105 03 000 "Горюче-смазочные материалы". Их поступление отражается по дебету, а списание - по кредиту этого счета.
--------------------------------
<*> Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н.

Списание ГСМ отражается в бюджетном учете следующими проводками:
- в рамках бюджетной деятельности:
Дебет счета 1 401 01 272 "Расходование материальных запасов"
Кредит счета 1 105 03 440 "Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов".
- в рамках приносящей доход деятельности:
Дебет счета 2 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)"
Кредит счета 2 105 03 440 "Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов".
Рассмотрим на примере отражение операции по списанию ГСМ.

Пример 2. Водитель автомашины представил в бухгалтерию:
- авансовый отчет по выданной ему из кассы учреждения в подотчет сумме в размере 350 руб. на приобретение бензина. К отчету был приложен чек АЗС на сумму 340 руб.;
- путевой лист, подтверждающий фактический расход бензина по норме в количестве 14 л на сумму 300 руб.
На приобретение бензина были направлены средства, полученные от оказания платных медицинских услуг (по направлениям, указанным в лицензии), в рамках которых эксплуатировался автомобиль и которые не облагаются НДС. Остаток неиспользованных средств внесен в кассу учреждения.
Редактор журнала
"Бюджетные учреждения образования:
бухгалтерский учет и налогообложение"
И.ЗЕРНОВА
Подписано в печать
25.11.2008
"Бюджетные учреждения здравоохранения:
бухгалтерский учет и налогообложение", 2008, N 12

Наши партнёры